En medio de la bulliciosa actividad de un espacio de oficina funcional, organización se erige como un pilar silencioso, pero crucial. Incluso el espacio de trabajo estéticamente más agradable queda incompleto sin un depósito dedicado para papeles sueltos, accesorios y archivos.
La ausencia de un documento cuando se necesita puede desencadenar una cascada de frustraciones. Tener documentos esenciales al alcance de la mano garantiza un flujo de trabajo más fluido. El archivador correcto, por lo tanto, emerge como el héroe anónimo de cada espacio de oficina organizado.
Existe una gran variedad de archivadores, cada uno con sus características únicas. Estilo y beneficios. Esta guía tiene como objetivo brindarle los conocimientos necesarios para navegar por los diferentes tipos de archivadores, permitiéndole así encontrar el que mejor se adapte a su espacio de oficina.
Elegir el archivador adecuado
Una vez que haya decidido poner orden en su oficina y proporcionarle a su papeleo un lugar adecuado, varios factores merecen consideración.
La primera pregunta a plantear es, ¿con qué urgencia requieres de un archivador? Si está decidido a organizarse rápidamente, sería prudente buscar archivadores en stock antes de poner su corazón en uno que no está disponible o que no está disponible.
Aquí hay tres consideraciones más críticas al embarcarse en este viaje:
- Diseño y estética de oficinas.
- Archivos y necesidades de almacenamiento
- Espacio de trabajo existente y tamaño de la oficina
Armonizando su archivador con su estética
¿El diseño y la estética de su oficina influyen en su trabajo general? productividad y rendimiento? Un estudio de la ASE informó que nuestro entorno de trabajo, que abarca todo, desde los muebles de oficina hasta los colores de un espacio de trabajo, puede afectar nuestra capacidad de concentración y nuestra eficiencia en el trabajo. Por lo tanto, considerando tu personalidad, Estiloy los muebles de oficina existentes son de suma importancia.
Por ejemplo, ¿te inclinas por los tonos más oscuros, como el rico espresso, o te inclinas por muebles de oficina que sean luminosos y aireados, como escritorios de oficina en blanco o gris claro? ¿Te vigoriza un toque de color? Quizás te inspire una apariencia monocromática, pero te encanta agregar color con detalles, como un relajante azul claro. silla de oficina.
Otro aspecto a considerar respecto a la estética de la oficina: ¿prefieres un espacio de trabajo minimalista con papeles y desorden escondidos? ¿O es más importante para usted tener todo a la vista y con fácil acceso, como almacenamiento abierto, estanterías abiertas o archivos de uso frecuente que se encuentran en su escritorio? Independientemente de tu Estilo, esfuérzate por crear un espacio de trabajo que te guste (y que coincida con tu personalidad).
El impacto del almacenamiento en su jornada laboral
Una persona promedio dedica 47 horas a la semana a trabajar. Dependiendo de cuánto tiempo nos tomemos para vacaciones o días de enfermedad, eso equivale a más de 2.400 horas al año. Es una cantidad importante de tiempo, especialmente si estás instalado en un espacio de trabajo que parece desordenado y desorganizado.
Con la semana laboral tradicional de 40 horas convirtiéndose en una reliquia del pasado, debemos maximizar nuestro tiempo siempre que sea posible. Una encuesta de 2022 descubrió que los empleados pasan un promedio de dos horas al día tratando de rastrear lo que necesitan para hacer su trabajo, incluidas instrucciones, archivos digitales, documentos perdidos y más. Las soluciones de archivo pueden ayudarnos a entregar proyectos antes de tiempo y fichar antes.
Esto nos lleva al siguiente asunto: el almacenamiento:
Encontrar un archivador que satisfaga sus necesidades de almacenamiento
Eres un profesional en lo que haces, pero quieres concentrarte en tu trabajo, no perder el tiempo revisando montones de papeles. Los estudios muestran que la organización de la oficina puede ayudar a aumentar la productividad. Productividad.
Las soluciones de almacenamiento, incluidos libreros y archivadores, podrían ayudar a mantener una oficina ordenada. Recuerde considerar las necesidades de almacenamiento actuales y futuras cuando se trata de encontrar el archivador para usted.
Por ejemplo, ¿qué volumen de papel produce cada semana o cada mes? ¿Cuál es su proceso de presentación? ¿Qué tipos de documentos hay que presentar? ¿Necesita un gabinete de almacenamiento para suministros de oficina, incluidas herramientas costosas como tinta de impresora también? En ese caso, preferirá una Credenza con capacidad de bloqueo. O tal vez prefiera que sus suministros estén cerca, lo que convierte a Desktop Organizer en una solución inteligente.
Considere la cantidad de cajones que necesita y su volumen de archivo; esto debería darle una buena idea del espacio necesario en los cajones. La siguiente consideración es revisar su espacio de trabajo actual.
Encontrar un archivador que quepa en el espacio de su oficina
Una talla no sirve para todos. Si necesita un archivador de oficina pequeño para su modesto hogar oficina o tiene el lujo de un gran espacio de trabajo corporativo con importantes necesidades de archivo, hay un archivador para usted. Casi todo el mundo tiene documentos importantes que necesita almacenar, lo que hace que los archivadores sean una necesidad y las opciones son infinitas.
Primero, revise su espacio de oficina y cualquier mobiliario de oficina existente. Decide el mejor lugar para tu archivador. Considere la frecuencia con la que necesita acceder a los archivos en su gabinete. Esto debería impulsar las decisiones sobre la ubicación de los archivadores en su espacio de trabajo.
Archivadores Verticales
Los archivadores verticales, que ahorran espacio y tienen un diseño similar a una torre, son una solución de almacenamiento de oficina comprobada y utilizada durante años tanto en oficinas domésticas como en espacios de trabajo comerciales. Los archivadores verticales son excelentes para las funciones básicas de archivo. Tienen un trabajo, y lo hacen bien.
Si sus necesidades de archivo y almacenamiento de papel son mínimas, es posible que solo necesite un archivador vertical de 2 cajones. Especialmente con más empresas e individuos que optan por un sistema de archivo sin papel, dos cajones pueden ser todo lo que necesita para archivar. Como sugerencia para ahorrar espacio, el archivador de dos cajones es el soporte perfecto para una impresora, lo que libera espacio en el escritorio de la oficina.
Para aquellos que necesitan un poco más de espacio en el archivador, los archivadores verticales están disponibles con archivadores de 2 cajones, archivadores de 3 cajones y hasta cinco cajones. Las unidades de dos cajones suelen tener 29 pulgadas de alto, y los gabinetes de cinco cajones tienen aproximadamente 60 pulgadas de alto.
Algunas personas que trabajan desde casa pueden guardar estas torres de archivos más grandes en un armario, pero eso puede quitarles el espacio que tanto necesitan para la ropa, las decoraciones navideñas y otras cosas pequeñas.
Archivadores Laterales
Si le gusta la función de un archivador pero no le gusta el aspecto de un archivador vertical tradicional, ¡tiene excelentes opciones! Bienvenidos a los archivadores laterales. Los archivadores laterales de 2 cajones son los más populares para oficinas en el hogar, pero también pueden venir con hasta cinco cajones.
Los archivadores laterales vienen en diseños de archivadores básicos y económicos, y si está dispuesto a gastar más, puede encontrar hermosos archivadores que se asemejan a sus mejores muebles. Los archivadores laterales se adaptan tanto a archivos de tamaño carta como a archivos de tamaño legal.
Un archivador lateral de 2 cajones también crea un espacio de superficie abierto adicional para elementos como un organizador de escritorio o una lámpara decorativa. Esto es útil si le encanta un escritorio de oficina limpio y ordenado. Considere los archivadores laterales si se enorgullece de tener forma y función.
Archivadores móviles
Los archivadores móviles son la alternativa más nueva y querida a las unidades de almacenamiento domésticas voluminosas y engorrosas. Olvídate de llevar tu archivador al otro lado de la habitación cuando decidas moverlo. Los archivadores móviles vienen en tamaños compactos y tienen opciones de gabinetes debajo del escritorio. Son mejores para un volumen bajo de archivo o cuando necesita archivos cerca para acceder con frecuencia.
Tome nuestro archivador pequeño, por ejemplo.
Con ruedas de bloqueo que no dañan el piso, este gabinete móvil de dos cajones es elegante y funcional. Cada cajón se cierra por separado y la unidad de acero revestido viene con dos llaves separadas. Sostiene carpetas de archivos colgantes a lo largo y el perfil bajo se integra en su espacio en lugar de sobrecargarlo. Los bordes curvos y las tres combinaciones de colores (blanco, ónix y carbón) son el colmo de la estética minimalista.
Materiales utilizados para hacer archivadores
Metal
Si la durabilidad es su principal preocupación con un archivador, puede apreciar un archivador de metal, que se mantiene muy bien con el tiempo. Por lo general, hechos de acero o aluminio, estos gabinetes son conocidos por ser de la variedad de gabinetes resistentes al fuego oa prueba de fuego. Lea más sobre la seguridad contra incendios a continuación.
Laminado
Si le gusta el aspecto de la madera pero quiere ahorrar dinero para otros elementos esenciales de la oficina, considere el laminado o el enchapado de madera. Tendrá una variedad de opciones de colores para elegir y el dinero ahorrado podría destinarse a ese estilo elegante y Cómodo silla de oficina con la que has estado soñando.
Madera maciza
Los armarios de madera maciza son atemporales; Si los archivadores de madera maciza se ajustan a su presupuesto, son una hermosa opción que le da un ambiente clásico. Considere la madera sólida si tiene un presupuesto considerable y los gabinetes resistentes al fuego no son una preocupación.
Otros tipos de archivadores
Seguridad: archivadores con cerradura
Si la seguridad de los documentos es una prioridad para usted, querrá asegurarse de que cualquier Estilo del gabinete que elija tiene una función de bloqueo. Los archivadores con cerradura son fáciles de encontrar en estilos de archivadores verticales y laterales.
Archivadores resistentes al fuego y a prueba de fuego
Si está almacenando documentos críticos sin los cuales no puede vivir o no tiene copias de seguridad, querrá considerar seriamente un archivador resistente al fuego o a prueba de fuego. Estos gabinetes están diseñados con un aislamiento especial que ahorra tiempo al desacelerar la rapidez con que aumenta la temperatura interna.
Encontrar el archivador perfecto para su oficina en casa
Ya sea que esté buscando el archivador perfecto para mantener su organización en orden o un conjunto completo de muebles de oficina, considere sus necesidades de almacenamiento, revise su presupuesto y piense en qué estética de oficina lo inspira. Todo es parte de hacer que la oficina sea agradable y un lugar productivo para hacer su mejor trabajo.
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